Ideen Tipps virtuelle Workshops Weihnachtsfeier

 

Nachdem wir in unseren Abteilungen nach zwei Weihnachtsfeiern 2021 bzw. Jahresabschlussfeiern so viel Lob und Wertschätzung erhalten haben und die Leute begeistert waren, möchte ich diese Plattform nutzen, die Ideen und Tipps zu teilen. 

Anmerkung vorab: "Mitarbeiter, Moderatoren, Kollegen“ steht im ganzen Text für die gesamte Belegschaft – auch für alle Mitarbeiterinnen/Moderatorinnen/Kolleginnen, ist für mich einfacher zu schreiben.."

Ideen im Überblick:

1) Schick den Leuten vorab einzeln verpackte nummerierte Kleinigkeiten, die sie erst zum Termin öffnen dürfen – Spannung, Spiel und Spaß/Brot und Spiele.

Mit paar Tricks macht virtuell auch Spaß.

2)  1)  Moderatoren sollten ohne zugeschaltetes Hintergrundbild reden, damit das Bild ohne Flackern bei Bewegung bleibt und alle Armbewegungen und Tüten gut sichtbar sind

2)  2) Im Hintergrund darf der Moderator gerne auch mit analog vorbereiteten Flipcharts arbeiten, das bringt weitaus mehr Abwechslung für das Auge als die fünfzigste Powerpointfolie

3)     3)Falls nur Laptopkamera vorhanden ist, bitte den Laptop so positionieren, dass die Augen wirklich auf Kamerahöhe sind, so sieht man natürlich aus und kommt besser rüber

4)    4)  Für technische Zeitverzögerungen und peinliche Pausen im Voraus eine kurze schlagfertige Bemerkung notieren, eine Begebenheit zu dem Thema oder eine Interviewfrage an einen der Teilnehmer richten, von dem er weiß, dass dieser gerne redet und nicht schüchtern ist

5)     5) Soll gute Stimmung reingebracht werden, ist Musik unerlässlich, bitte vorher prüfen, ob GEMA Gebühren aufgrund des Veranstaltungsformat notwendig sind. Ansonsten Leute bitten selbst musikalische Beiträge zu liefern, ein unperfektes Blockflötensolo kann ungeahntes Lächeln erzeugen, ein Gitarrenintro, Kirchenglocken, Hornaufnahmen. Zum Schluss einer Weihnachtsfeier kommt auch Swingmusik super gut rüber, wenn der Moderator sich dabei bewegt und manch´ anderen auch animiert mit zu grooven, so gut es eben geht..

6)    6) Für eine gute Übertragungsrate bei vielen Leuten bleibt nur die Kamera der Moderatoren geöffnet, Mitarbeiter können im Chat ihren Kommentar schreiben.

7)      7)  Einige andere interaktive Spielmöglichkeiten im Überblick:

·         Bilderrätsel

·         Dalli Klick

·         Bingo

·         Montagsmaler

·         Pantomime

·         Lippen Synchronisieren Raten

 

Aufgrund der Menge von Einzelheiten schildere ich nun näher die Grundidee und dann die zwei Weihnachtsfeiern im Detail, die durchweg klasse angekommen sind.

Grundidee:

Die Leute vor den Bildschirmen werden mit in die Feier gezielt ein bezogen, indem sie Päckchen „live“ zusammen mit dem Moderator auspacken. Sie können handeln und müssen nicht passiv vor dem Schirm sitzen. Diese Päckchen/Umschläge erhalten die Mitarbeiter vorab per Post zugeschickt mit dem Vermerk, dass sie erst zum Zeitpunkt geöffnet werden sollen, wenn der Moderator das sagt.

Zu den einzelnen Päckchen gibt es Geschichten und Anekdoten.

Wichtig: Da in einem virtuellen Meeting bei einer Anzahl von mehr als 6 Personen keiner weiß, wann der andere spricht, würden sich einige ins Wort fallen und dann versteht niemand etwas. Plötzlich sind dann alle still und keiner redet mehr. Dann entstehen unangenehme Pausen. Daher bringt a) Hintergrundmusik, wenn die ersten sich schon Zuschalten vor Beginn etwas und ein nettes Foto und b) braucht es einen oder mehrere Moderatoren mit Hauptmoderator. Dieser Moderator macht dann wie im Fernsehen die Überleitungen zum nächsten Agendapunkt, z.B. „hiermit gebe ich weiter an Gudula“. Dann weiß Gudula sofort, dass sie ihr Mikro aufmachen soll und ihren Agendapunkt beginnt. Die Moderatoren können auch spontan untereinander in Pausen sich interviewen, z.B.:“Wow, hast du das gesehen? Da läuft der Chat so voll bis zur Bildschirmkante hoch, dass ich mich gar nicht mehr stumm schalten kann, wie sieht es bei dir aus Jörn?“. Das Duo/Multiple-Moderatoren-Prinzip läuft meiner Meinung nach super, wenn ein bisschen Emotion in die Bemerkungen einfließt. Mit häufigem Lachen vergisst man den Workshop und die Feier nicht.

Wenn die Termineinladung verschickt wird, werden die Mitarbeiter aufgefordert, eine kreative Herausforderung anzugehen, verbunden mit einem Wettbewerb und Preisen. Man kann davon ausgehen, dass bei ca. 60 Mitarbeitern mit etwas Motivation 4-5 Beiträge zusammen kommen. In meiner ersten virtuellen Weihnachtsfeier war das ein Video unter 2min und in der zweiten Feier die Aufgabenstellung: „Wer bastelt die kreativste Coronamaske“. Dazu gab es Sharepoints zum Hochladen der Filme/Bilder. Bei Workshops kann man auch Fragestellungen kreativ lösen lassen. Hinterher wird dann „live“ abgestimmt per Mentimeter o.ä., was wiederum kommentiert wird.

Hilfreiche technische Aufstellung bei Workshops und Weihnachtsfeiern :

1.Blickrichtung: Laptop erhöht aufstellen, ca. 20 cm, wenn keine Weitwinkelkamera vorhanden ist. Es kommt sehr vorteilhaft rüber, wenn die Moderatoren wie im Fernsehen direkt in die Kamera schauen und nicht ungünstig von oben nach unten runterschauen (Doppelkinn und Halsfalten Eldorado) oder noch schlimmer zur Seite, weil dort der große Bildschirm steht. Damit der Fokus auf der Kamera bleibt, kann man sich als Gedankenstütze ein Post-It mit Augen direkt über die Kamera kleben.

2.   Agenda: damit eine gute Stimmung aufkommt, sollte geplant werden, wann wo etwas Musik gespielt wird. Blockflöteneinsätze oder andere musikalische Untermalung von Mitarbeitern können vorher aufgenommen und dann abgespielt werden, falls es urheberrechtliche Probleme gibt.

3.  Damit die Agenda immer im Blick ist, man jedoch als Moderator nicht immer nach unten schauen muss, die Agenda sichtbar hinter dem Laptop oder einer Wand /Lampe befestigen.

Gleiches gilt für Agendapunkte, die moderiert werden sollen und für die man Stichpunkte benötigt. Dann schaut der Kopf nicht plötzlich nach unten oder starrt nach links oder rechts.

4.  Hintergrund : Gerade für das Auspacken ist es wichtig, dass der entsprechende Moderator/in zu diesem Zeitpunkt KEIN Hintergrundbild besitzt, da die anderen bei der Übertragung nur alles verschwommen oder gar nicht erkennen können. Damit es trotzdem weihnachtlich aussieht, kann man im Hintergrund einen beleuchteten Kunstbaum oder leere Kartons eingeschlagen mit Geschenkpapier mit Weihnachtsdeko hinter sich auf einem Tablettwagen drapieren. Wichtig: Probe vorher mit Kollegen, wie man optimal sitzt und rüberkommt. Es eignen sich auch Besprechungszimmer sehr gut dafür.

Die Geschenktüten - alle nicht zu teuer, wir leben in der Low Budget Zeit :

Unsere Geschenkideen, die wir an die Mitarbeiter vorher verschickt haben:

Geschenke der Feier Nr.1 mit 90 Mitarbeitern. Die Geschenke passen alle in einen Faltenbodenumschlag:

Drei Kartoffeln werden halbiert. Mit Hilfe von sechs verschiedenen Plätzchenformen werden die verschiedenen Formen bis zur Hälfte eingestanzt und Zahlen von 1-6 spiegelverkehrt eingeschnitzt. Danach wird die Acrylfarbe aufgetragen und auf die Brottüten gestempelt. Die Stempel müssen nicht perfekt sein, da es handgemacht aussehen soll.

Tüte 1: Backmischung „Apfelkuchen für die Seele“ mit Rezepten. Geschichte dazu: Die Geschichte der Autorin mit ihren Erfahrungen mit Alzheimer in ihrer Familie, ihrem Umzug aus Köln an den Chiemsee (hier kann ein Foto vom Chiemsee als Bild eingeblendet werden) und der Gründung des Alzheimer-Selbsthilfe e.V., eine gemeinnützige, unabhängige Patienten- und Angehörigenorganisation. Wie Sie auf die „Apfelkuchen für die Seele“ Titelidee für ihr Buch kam, da sie sich beim Backen von den Strapazen immer erholen konnte. Die Idee ihre Erfahrungen in einem Roman zu verfassen und im Anschluss noch die Backmischung dieses Kuchens anzubieten, wovon ein kleiner Teil an den Verein geht. Diese Backmischung besteht aus regionalen Bio-Zutaten und wird in einer kleinen Mühle liebevoll in alter Mehlsacktradition mit Vernähen des oberen Papiertütenrandes verschlossen und im Paket geliefert. Apfelkuchenduft kennt jeder, das ist etwas für die Sinne. Und gerade in diesem Jahr haben viele mehr gebacken als die Jahre zuvor. Wer Interesse hat, die Backmischung kann über den Shop der Apfelkuchen für die Seele-Webseite bezogen werden.

Tüte 2: Da es Jahresabschluss ist, sind symbolisch zwei Papierstrohhalme enthalten, um zu erinnern, dass in diesem Jahr 2020 das Plastikstrohhalm- und Plastikgeschirrverbot gesetzlich von der EU beschlossen wurde und nun die Alternativen die Kaufhäuser füllen. Ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit.

Tüte 3: Das Schneeflockenmultitool mit Schlüsselring, das an jedem Ende eine unterschiedlichen Schraubaufsatz hat, steht für das Umdenken, das inzwischen in einigen Haushalten stattgefunden hat. Reparieren statt Wegwerfen und Neukaufen. Selbstmachen, Do-it-yourself, ob Hochbeete oder andere Projekte in/ums Haus/Wohnung. Dieses Werkzeug hat den Vorteil, dass die Liebhaber von so etwas begeistert sind und die Nicht-Liebhaber die Möglichkeit haben, den Stern auch als Weihnachtsdeko an den Weihnachtsbaum zu hängen.

Tüte 4: Das Herzensprojekt, das bei allen sehr gut ankam. Während die Haustiere während des Lockdowns in 2020 durch die Anwesenheit ihrer Besitzer sehr profitiert haben, haben alle Zootiere darunter gelitten. Wir haben beim örtlichen Zoo angefragt, welche Patenschaften für ein Jahr mit welchen Preisen übernommen werden können. Symbolisch haben wir dann Tiere herausgesucht, die unserer Arbeit entsprechen: die Schleiereule, die immer die Projekte hereinbringt wie bei Harry Potter, der Nasenbär, der immer gaanz tief in die Projekte eintauchen muss um an die Lösung zu kommen und das Bennet-Känguru, dass ständig auf dem Sprung ist zwischen den Projekten hin und her zu hüpfen. Für die italienischen Kollegen konnten wir in Rom aufgrund der Großtiere nur ein Futterpaket spenden, da die Großtiere dort weitaus mehr kosten. Wir haben uns für die Giraffe entschieden, da es dieses Jahr Nachwuchs gab und unsere Kollegen in Rom auch in der Forschung bei uns immer den Anfang eines Projektes angehen und das Projekt „hochpäppeln“.

Tüte 5: Diese Tüte sollte ganz ursprünglich eine Dose mit Substrat und einem Nordmanntannenbaumsamen aus Dänemark enthalten. Als Symbol für das wiederentdeckte Gärtnern und Pflanzen in 2020.  Als ich die Bestellung für die Pflanzen in der Dose abschickte, kam am nächsten Morgen folgende E-Mail in das Postfach:“Es tut uns leid, wir mussten den Auftrag stornieren, da wir kein Lagervorrat mehr dafür haben.“  Was haben wir in 2020 gelernt? Was schon in der damaligen DDR immer praktiziert wurde. Ist der eine Artikel nicht mehr da, frag einfach, was da ist. Also fragte ich zurück, was denn noch in der Menge von 90 Stück vorhanden wäre. Antwort: Wildblumen. Gut, für die Weihnachtszeit nicht so passend wie eine Tanne, allerdings lassen sie sich auch auf der Fensterbank ziehen und bieten bald einen farbigen Tupfer im Wintergrau. Somit stand diese Alternativlieferung für die Lieferengpässe des Jahres 2020 und die Erfahrung: „Manchmal kommt dann doch alles ganz anders.“ Thema: Flexibilität.

Tüte 6: Eine besondere Praline mit Weihnachtsmotiv aus dem Schokoladenspezialitätenladen vor Ort. Kombiniert mit einer Mini-Weihnachtskarte, die der Chef/Chefin unterschreiben soll. Das erstaunte Gesicht hättet ihr sehen sollen: “Alle 88 Karten soll ich unterschreiben?“ Ich nickte, das macht alles wertschätzender und persönlicher als eine ausgedruckte Vorlage. Viele Leute wissen das zu schätzen. Ich selbst ergänzte die Unterschrift noch mit einem „wünscht“ und während des Auspackens der Tüte erzählte ich den Mitarbeitern davon, dass sie diese Karte bitte als Erinnerung benutzen sollen, noch in diesem Jahr irgendjemand anzurufen, zu kontaktieren oder einen Brief zu schicken, den sie schon seit langem mal wieder sprechen wollten. Gerade in diesen Zeiten ist Austausch untereinander sehr wichtig und jeder freut sich über einen Anruf von jemanden, der einfach fragt, wie es ihm so gehe. Gerade Gespräche oder Kontaktaufnahmen zu alten Schulkameraden oder ehemaligen Freunde, die man nicht immer um sich herum hat empfand ich in der letzten Zeit als besonders wertvoll. Auch das ist eine besondere Komponente in diesem sehr besonderem Jahr, das Fragen: wer ist mir wirklich wichtig, wenn alles drum herum wegbrechen würde. Auf der Arbeit ist man vielleicht ersetzbar, für andere Menschen ist man das nicht. An Erlebnisse mit Menschen werden wir uns bis ins hohe Alter erinnern werden. Die Karte ist so klein, dass sie ins Portemonnaie passt und nun jeder sich an die Geschichte dahinter erinnern wird.

 Feier 2 mit ca. 300 Mitarbeitern:

1.       Wattierter kleiner Briefumschlag Nr. 1: Einzeln abgepackter Weihnachtsteebeutel mit künstlichem Teelicht. Letzteres aufgrund der Brandschutzverordnungen bei uns in der Firma, einige Mitarbeiter verfolgten die Feier vom Büro aus. Gleich zu Anfang werden die Leute gebeten diesen Umschlag zu öffnen, sich in den nächsten 3 Minuten (Countdown läuft parallel in der Powerpointpräsentation mit Musik) einen Tee zu kochen und das Licht zum Leuchten zu bringen. Sofort kam die Rückmeldung von vielen im Chat „Mmmh, das duftet so gut aus dem Umschlag.“ und eine andere schrieb: „Ich bekomme gerade meinen Tee serviert“. Anschließend folgte eine Menticom Umfrage, ob alle das Licht erfolgreich zum Leuchten gebracht haben.

2.       Großer Faltenbodenumschlag Nr. 2: Ein besonderes Notizbuch mit persönlichen Sketchnotes zweier Mitarbeiterinnen, eine dunkelblaue Mund-Nasenschutz-Maske mit aufgestickten Schneeflocken, Weihnachtsbaum, Hirsch oder Rentiermotiv und Schokolade in Goldbarrenform. Der Hinweis auf die vielen erfolgreichen Projekte in diesem Jahr und die symbolische Wertschätzung „Sie sind für uns Gold wert.“ Witzige Bemerkung im Chat: „Umschlag 2, das ist wie früher bei Wim Thölke!“.

Die Spieleinheiten:

Erstes Spiel: Einmal durfte geraten werden, welcher Mitarbeiter sich hinter sechs verschiedenen Fotos verbirgt, „Wer bin ich“. Die Schwierigkeit war, dass Brillenträger ohne Brille und alle ohne Haare abgelichtet wurden, nur Augen und Maske. Machte richtig Spaß, als die Leute ihre Schätzungen abgaben und sich in einem Foto komplett sehr lange irrten.

I  Beim zweiten Spiel „Best Christmas MNS in town“ ging es darum, wer den kreativsten Einfall hat, wie man die Maske weihnachtlich präsentieren kann. Die Bilder konnten bis einen Tag vor der Feier auf dem Sharepoint hochgeladen werden und wurden nun einzeln präsentiert. Dann startete die Abstimmung mit den ca 300 Mitarbeitern, was erfahrungsgemäß nicht so schnell läuft. Jeder durfte sich seinen Favoriten aussuchen. Am Bildschirm konnte man sehen, wie die Prozentpunkte sich verteilen. Damit das Ganze etwas Lebendiger wirkt, habe ich wie bei einem Pferderennen die einzelnen Veränderungen live kommentiert, z.B. „Wird die Schrei nach Liebe-Maske die Darth-Vader-im Altersheim-Maske noch einholen werden?.. es bleibt spannend, gerade zieht die Maske „Rudolph nach misslungener KieferOP“ an der „Hipster-Rauschengelbart-Maske“ vorbei und lässt sogar die nachhaltige Christbaum Variante mit Solarbeleuchtung hinter sich, nicht zu fassen …“ (usw.). Das gab viel Gelächter und im Chat die Kommentare: „Go, go! Wo kann man den Wetteinsatz platzieren?“ – „Weltklasse, absolut gelungen!“

Die Preisübergabe an die Gewinner von Quiz und MNS-Wettbewerb waren Coronakonform, die Sieger bekamen passend zu 2020 eine Mangelware, die Anfang des Jahres aufgrund des Hamsterns und der daraus erzeugten Lieferengpässe mehr wert war als vieles andere: einen Einkaufswagen voll Klopapier. Die Mitarbeiter lachten herzlich darüber.

Die Chefs blendeten ein spezielles selbstgedrehtes Weihnachtsmärchen mit Arbeitsbezug ein, über das viele lachten (was man leider während der Übertragung nur teilweise hörte, wer nicht stummgeschaltet war) und danach wurde der Siegerfilm unserer italienischen Kollegen aus dem 2min-Filmwettbewerb der ersten „kleineren“ Feier gezeigt.

Zum Schluss möchte ich die Kommentare der Teilnehmer nicht vorenthalten, wir Organisatoren waren selbst ein wenig überrascht, wie gut alle Sachen ankamen:

„Gefühl des Miteinanders wurde vermittelt! Ihr seid toll!“

„Wahnsinn, tolle Party!“

„Kurzweilig und unterhaltsam!“

„Großartig! Es war ein super gelungenes Event und das Geschenkeauspacken war spaßiger, als ich es für ein virtuelles Event für möglich gehalten hätte.“

„Bin geflasht!“

Für 2021 hoffen wir in unserer Abteilung, dass wir uns vielleicht in kleinen Gruppen der virtuellen Feier zuschalten können, auch wenn das heißen würde, draußen in einem Zelt an der frischen Luft zu stehen 😊. Lassen wir es auf uns zukommen…